Privacyverklaring – Gebruikers

Privacy Statement voor gebruikers en andere betrokkenen (websitebezoekers, sollicitanten, leveranciers en andere partners)

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: 9 maart 2022.

1. Voor gebruikers

De tool Cobee (hierna: Cobee) van Cobee B.V. stelt opdrachtgevers en aannemers in staat om te communiceren met bewoners over werkzaamheden aan, in of om hun woning. Onze zakelijke klanten zijn als opdrachtgever of aannemer verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van zowel de bewoner, als de zakelijke gebruiker. Deze wordt daarom ook wel ‘de verantwoordelijke’ genoemd in dit privacy statement. Cobee verwerkt deze persoonsgegevens enkel als verwerker ten behoeve van de verantwoordelijke. In het kader van transparantie bieden wij graag meer informatie over hoe wij dat doen. Ook hebben wij passende afspraken gemaakt met de verantwoordelijke via een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Hieronder kunt u lezen hoe Cobee omgaat met uw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens kunnen er worden verwerkt via Cobee?

Via Cobee kunt u als gebruiker via de verantwoordelijke een account aanmaken. Daarvoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

• Uw naam (voornaam, voorletter(s), tussenvoegsel(s) en achternaam)
• Uw e-mailadres
• Het bedrijf waar u voor werkt
• Uw vaste telefoonnummer (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
• Uw mobiele telefoonnummer (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
• Uw functie (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
• Uw pasfoto (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)

Maakt u een persoonlijk wachtwoord aan bij uw profiel? Dan wordt uw wachtwoord veilig via een versleutelde verbinding naar de database gestuurd. Uw wachtwoord wordt vervolgens versleuteld opgeslagen zodat niemand (ook Cobee niet) uw wachtwoord kan zien.

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegegevens verwerkt?

Alleen uw naam, e-mailadres en bedrijf zijn noodzakelijk om uw account aan te kunnen maken. De overige gegevens zijn niet noodzakelijk om met Cobee te kunnen werken. Alle gegevens (behalve uw wachtwoord) kunnen gebruikt worden om te tonen op de pagina “Contactpersonen” van de bewonerspagina en in de app. Daarnaast is het mogelijk dat u deze gegevens verwerkt in de beschikbare correspondentiemiddelen zoals brieven, e-mails, sms-, chat- en pushberichten. Uw e-mailadres kan ook gebruikt worden voor het toesturen van automatische meldingen en e-mails met betrekking tot updates van het systeem.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens bekijken, corrigeren, aanvullen of verwijderen?

Via “Mijn account” (rechts bovenaan de pagina) kunt u de verwerkte persoonsgegevens bekijken, corrigeren en aanvullen. U kunt hier ook uw gegevens wijzigen of verwijderen. Uw naam en e-mailadres zijn echter noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren. Deze kunnen alleen verwijderd worden als uw account wordt verwijderd. Ieder account binnen uw bedrijf met de rol “Beheerder” kan uw account, bijvoorbeeld op uw verzoek of bij uitdiensttreding, verwijderen. Cobee kan dit ook voor u doen. Als uw account wordt verwijderd dan worden al uw gegevens definitief uit de database verwijderd. In opgeslagen correspondentiemiddelen zoals brieven, e-mails, sms-, chat- en push-berichten blijven uw gegevens wel staan. Voor het verwijderen van uw account of uw gegevens in bovengenoemde correspondentiemiddelen, verzoeken wij u contact op te nemen met Cobee via info@cobee.nl

2. Voor andere betrokkenen (websitebezoekers, sollicitanten, leveranciers en andere partners)

Naast zakelijke gebruikers, verwerken wij ook persoonsgegevens van andere betrokkenen, namelijk van websitebezoekers, sollicitanten, leveranciers en andere partners.

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegegevens verwerkt?

Demo aanvragen
Op onze website kunt u (vrijblijvend) een demo aanvragen. Wij nemen vervolgens contact met u op om de gratis demo met u af te stemmen. Om contact met u op te kunnen nemen en een passend voorstel voor een demo te kunnen doen, hebben wij een aantal persoonsgegevens van u nodig. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam en eventuele informatie die u zelf toevoegt in de opmerkingen.

Wij bewaren uw persoonsgegevens tot maximaal twee jaar. Sommige gegevens bewaren wij langer als wij daartoe wettelijk verplicht zijn (bijvoorbeeld vanwege de fiscale bewaarplicht van 7 jaar).

Contact
Wanneer u een e-mailbericht stuurt, gebruik maakt van ons contactformulier, ons telefonisch benadert of op een andere manier contact met ons opneemt, gaat u in op ons aanbod om met ons in contact te treden. Dit doen wij zodat we uitvoering kunnen geven aan de overeenkomst. Hiervoor gebruiken wij uw naam, e-mailadres en eventueel aanvullende informatie die u zelf invult als inhoud van een bericht.

Wij bewaren uw persoonsgegevens zo lang als dat nodig is voor dit contact of tot maximaal twee jaar nadat wij voor het laatst contact met u hebben gehad, omdat wij er zeker van willen zijn dat we uw vraag of klacht goed hebben afgehandeld.

reCAPTCHA
Wij gebruiken reCAPTCHA om misbruik van onze contactformulieren door het versturen van spam te voorkomen. Door aan te geven dat u geen robot bent, wordt gecontroleerd:
• hoe snel het formulier wordt ingevuld;
• welke muisbewegingen er gemaakt worden tijdens het invullen;
• het IP-adres van degene die het formulier invult.

Deze gegevens worden geanalyseerd door Google LLC in de Verenigde Staten. Hieruit maakt Google op of ze te maken hebben met een legitieme bezoeker of een bot. Een echte bezoeker hoeft dan alleen op een vinkje te klikken, waarmee diegene bevestigt geen robot te zijn, vervolgens kan het bericht dan via het formulier naar de ontvanger worden verzonden. Voor meer informatie verwijzen wij u naar het privacybeleid van Google.

Solliciteren
Heeft u een open sollicitatie ingestuurd? Dan verwerken wij persoonsgegevens van u om uw sollicitatie in behandeling te kunnen nemen, en ter voorbereiding op het eventueel sluiten van een arbeidsovereenkomst. Hiervoor gebruiken wij uw aanhef, naam, contact- en adresgegevens. Aanvullend kunnen wij uw geboortedatum en -land, CV, motivatiebrief, salarisindicatie, beschikbaarheid en eventuele referenties verwerken.

Uw sollicitatiegegevens bewaren wij tot maximaal zes weken nadat de functie is vervuld. Wij bewaren deze gegevens zodat wij contact met u kunnen opnemen in het geval de functie binnen de proeftijd opnieuw vrijkomt. Wanneer we u op dit moment geen functie kunnen aanbieden, kunnen we – met uw toestemming – de sollicitatiegegevens nog een jaar langer bewaren. U kunt uw toestemming op elk moment intrekken door ons een e-mail te sturen. Indien u bij ons komt werken, bewaren wij uw sollicitatiegegevens in uw personeelsdossier. Dit dossier wordt bewaard zolang dit noodzakelijk is ten aanzien van de sollicitatiegegevens tot maximaal twee jaar na indiensttreding.

3. Informatie voor alle betrokkenen

Wanneer kunnen we uw gegevens delen met derden?

Cobee deelt uw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Dit betekent dat wij dit in opdracht van de verantwoordelijke doen, wij een grondslag hebben of dat wij de derde als leverancier inschakelen. Wij zorgen altijd dat er passende afspraken worden gemaakt tussen ons en de verantwoordelijke en tussen ons en onze leveranciers of andere ontvangers.

De partijen die in onze of uw opdracht persoonsgegevens verwerken zijn:

• Postorderbedrijven
• Cookiedienstverleners
• IT-leveranciers en dienstverleners
• Marketingbedrijven

Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde landen (landen welke buiten de Europese Unie zijn gelegen), zorgen wij dat daarvoor passende waarborgen aanwezig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen.

Hoe worden uw gegegens beveiligd?

Uw gegevens worden altijd via een beveiligde verbinding naar de database verstuurd. Uw gegevens worden vervolgens versleuteld (onleesbaar) opgeslagen in de database. Dit geldt ook voor chat-berichten die u via Cobee naar bewoners verstuurt.

Social media buttons

Op onze website maken wij gebruik van een LinkedIn button, welke u doorgeleidt naar het social media platform. U krijgt hierdoor de optie om ons te volgen en om content te delen binnen het netwerk. Ook zal u advertenties tegenkomen op uw social mediapagina. De buttons zijn werkzaam vanwege de stukjes code welke afkomstig zijn van de social medianetwerken. Wanneer u wilt weten wat de social media platforms doen met uw persoonsgegevens, lees dan de desbetreffende privacyverklaring:

• Linkedin (privacyverklaring)

Cookies

Op onze website (www.cobee.nl) en in de app gebruiken we Google Analytics cookies om inzicht te verkrijgen in het bezoekers- en gebruikersgedrag en om aan de hand hiervan de gebruikservaring te verbeteren. Hier zijn wij zelf verantwoordelijk voor. Cookies zijn kleine informatiebestandjes die bij het bezoeken van een website automatisch kunnen worden opgeslagen op of uitgelezen van het apparaat (zoals een PC, tablet of smartphone) van de bezoeker. Dat gebeurt via de webbrowser van het apparaat.

We hebben Google Analytics privacyvriendelijk ingesteld. Dat betekent dat we:

• een verwerkersovereenkomst met Google hebben gesloten;
• Google alleen gemaskeerde IP-adressen geven;
• verder geen gegevens delen met Google; en
• we geen gebruikmaken van andere Google-diensten in combinatie met Analytics.

De meeste cookies hebben een houdbaarheidsdatum. Als een houdbaarheidsdatum is ingesteld, wordt het cookie automatisch verwijderd wanneer de houdbaarheidsdatum verstrijkt. Google Analytics cookies worden maximaal 2 jaar bewaard. U kunt er ook voor kiezen de cookies handmatig te verwijderen voordat de houdbaarheidsdatum is verstreken. Raadpleeg hiervoor de handleiding van uw browser.

Welke andere privacyrechten heeft u?

Naast de mogelijkheden om uw persoonsgegevens te bekijken, corrigeren, aanvullen of verwijderen, heeft u een aantal aanvullende rechten. Als u hier vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen met de verantwoordelijke, of met ons via de contactgegevens hieronder. Wij overleggen altijd samen met de verantwoordelijke om aan uw verzoek te voldoen. Hierna volgt een volledig overzicht van uw rechten:

• Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we van u hebben en wat we daarmee doen
• Inzage krijgen in de precieze persoonsgegevens die we hebben
• Het laten corrigeren van foute persoonsgegevens
• Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
• Intrekken van toestemming
• Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
• Het laten beperken van de verwerking
• Het (laten) overdragen van persoonsgegevens

De verantwoordelijke zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als deze termijn verlengd wordt, stelt de verantwoordelijke u daarvan tijdig op de hoogte.

Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, dan kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens hieronder.

Wijzigingen in dit privacy statement

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook ons privacy statement aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig dit privacy statement voor de meest actuele informatie.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Bent u toch niet tevreden met hoe er met uw klacht om wordt gegaan? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

Contactgegevens

Heeft u vragen over uw gegevens, de manier waarop wij daarmee omgaan of over ons privacy statement? Dan kun u contact opnemen via de volgende contactgegevens.

Cobee B.V.

Holleweg 16F

3925 LW Scherpenzeel

Telefoonnummer:         085-3038168

E-mailadres:                 info@cobee.nl

KvK-nummer:               66270774