Privacy Statement voor gebruikers

Dit privacy statement is voor het laatst gewijzigd op: 08-07-2020.

Onze tool Cobee (hierna: Cobee) stelt opdrachtgevers en aannemers in staat om te communiceren met bewoners over werkzaamheden aan, in of om hun woning. Uw organisatie is als opdrachtgever of aannemer verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens van zowel de bewoner, als van u als gebruiker. Deze wordt daarom ook wel ‘de verantwoordelijke’ genoemd in dit privacy statement. Cobee verwerkt deze persoonsgegevens enkel als verwerker ten behoeve van de verantwoordelijke. In het kader van transparantie bieden wij graag meer informatie over hoe wij dat doen. Ook hebben wij passende afspraken gemaakt met de verantwoordelijke via een zogenaamde verwerkersovereenkomst. Hieronder kunt u lezen hoe Cobee omgaat met uw persoonsgegevens.

Welke persoonsgegevens kunnen er worden verwerkt via Cobee?

Via Cobee kunt u als gebruiker via de verantwoordelijke een account aanmaken. Daarvoor kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken:

 

  • Uw naam (voornaam, voorletter(s), tussenvoegsel(s) en achternaam)
  • Uw e-mailadres
  • Het bedrijf waar u voor werkt
  • Uw vaste telefoonnummer (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
  • Uw mobiele telefoonnummer (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
  • Uw functie (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)
  • Uw pasfoto (deze kunt u, indien gewenst, zelf toevoegen)

 

Maakt u een persoonlijk wachtwoord aan bij uw profiel? Dan wordt uw wachtwoord veilig via een versleutelde verbinding naar de database gestuurd. Uw wachtwoord wordt vervolgens versleuteld opgeslagen zodat niemand (ook Cobee niet) uw wachtwoord kan zien

Voor welke doeleinden worden uw persoonsgegegevens verwerkt?

Alleen uw naam, e-mailadres en bedrijf zijn noodzakelijk om uw account aan te kunnen maken. De overige gegevens zijn niet noodzakelijk om met Cobee te kunnen werken. Alle gegevens (behalve uw wachtwoord) kunnen gebruikt worden om te tonen op de pagina “Contactpersonen” van de bewonerspagina en in de app. Daarnaast is het mogelijk dat u deze gegevens verwerkt in de beschikbare correspondentiemiddelen zoals brieven, e-mails, sms-, chat- en pushberichten. Uw e-mailadres kan ook gebruikt worden voor het toesturen van automatische meldingen en e-mails met betrekking tot updates van het systeem.

Hoe kunt u uw persoonsgegevens bekijken, corrigeren, aanvullen of verwijderen?

Via “Mijn account” (rechts bovenaan de pagina) kunt u de verwerkte persoonsgegevens bekijken, corrigeren en aanvullen. U kunt hier ook uw gegevens wijzigen of verwijderen. Uw naam en e-mailadres zijn echter noodzakelijk om de dienst te kunnen leveren. Deze kunnen alleen verwijderd worden als uw account wordt verwijderd. Ieder account binnen uw bedrijf met de rol “Beheerder” kan uw account, bijvoorbeeld op uw verzoek of bij uitdiensttreding, verwijderen. Cobee kan dit ook voor u doen. Als uw account wordt verwijderd dan worden al uw gegevens definitief uit de database verwijderd. In opgeslagen correspondentiemiddellen zoals brieven, e-mails, sms-, chat- en push-berichten blijven uw gegevens wel staan. Voor het verwijderen van uw account of uw gegevens in bovengenoemde correspondentiemiddelen, verzoeken wij u contact op te nemen met Cobee via info@cobee.nl

Wanneer kunnen we uw gegevens delen met derden?

Cobee deelt uw persoonsgegevens enkel met derden, wanneer dit op basis van de huidige wetgeving is toegestaan. Dit betekent dat wij dit in opdracht van de verantwoordelijke doen, wij een grondslag hebben of dat wij de derde als leverancier inschakelen.Wij zorgen altijd dat er passende afspraken worden gemaakt tussen ons en de verantwoordelijke en tussen ons en onze leveranciers of andere ontvangers.

Indien wij uw persoonsgegevens doorgeven aan derde landen (landen welke buiten de Europese Unie zijn gelegen), zorgen wij dat daarvoor passende waarborgen aanwezig zijn om uw persoonsgegevens te beschermen.

Hoe worden uw gegegens beveiligd?

Uw gegevens worden altijd via een beveiligde verbinding naar de database verstuurd. Uw gegevens worden vervolgens versleuteld (onleesbaar) opgeslagen in de database. Dit geldt ook voor chat-berichten die u via Cobee naar bewoners verstuurt.

Welke andere privacyrechten heeft u?

Naast de mogelijkheden om uw persoonsgegevens te bekijken, corrigeren, aanvullen of verwijderen, heeft u een aantal aanvullende rechten. Als u hier vragen over heeft, kunt u altijd contact opnemen met de verantwoordelijke, of met ons via de contactgegevens hieronder. Wij overleggen altijd samen met de verantwoordelijke om aan uw verzoek te voldoen. Hierna volgt een volledig overzicht van uw rechten:

  • Uitleg krijgen over welke persoonsgegevens we van u hebben en wat we daarmee doen
  • Inzage krijgen in de precieze persoonsgegevens die we hebben
  • Het laten corrigeren van foute persoonsgegevens
  • Het laten verwijderen van verouderde persoonsgegevens
  • Intrekken van toestemming
  • Bezwaar maken tegen een bepaald gebruik
  • Het laten beperken van de verwerking
  • Het (laten) overdragen van persoonsgegevens

 

De verantwoordelijke zal zo snel mogelijk, maar binnen vier weken, aan uw verzoek voldoen. Deze termijn kan echter worden verlengd om redenen die verband houden met de specifieke privacyrechten of de complexiteit van het verzoek. Als deze termijn verlengd wordt, stelt de verantwoordelijke u daarvan tijdig op de hoogte.

 

Indien u één van uw rechten wenst uit te oefenen, dan kunt u dit kenbaar maken via de contactgegevens hieronder.

Wijzigingen in dit privacy statement

Wanneer onze dienstverlening wijzigt, moeten wij natuurlijk ook ons privacy statement aanpassen. Raadpleeg daarom regelmatig dit privacy statement voor de meest actuele informatie.

Autoriteit Persoonsgegevens

Natuurlijk helpen wij u graag verder als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Bent u toch niet tevreden met hoe er met uw klacht om wordt gegaan? Dan heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dat kan hier.

Contactgegevens

Heeft u vragen over uw gegevens, de manier waarop wij daarmee omgaan of over ons privacy statement? Dan kun u contact opnemen via de volgende contactgegevens.

 

Cobee B.V.

Holleweg 16F

3925 LW Scherpenzeel

 

Telefoonnummer:         085-3038168

E-mailadres:                 info@cobee.nl

KvK-nummer:               66270774

Verder inzoomen op Cobee

Meer informatie

Behoefte aan meer informatie over bewonerscommunicatie in het algemeen of Cobee in het bijzonder? Neem dan contact op via info@cobee.nl, bel met 085 303 81 68 of vraag direct een vrijblijvende demonstratie aan.

Vraag demo aan